データベース（システム）の構築について

今回は、データベース（システム）についてです。
一般的にビジネスで使用するデータベースという場合、業務上必要なデータをコンピューターに一定の規則で蓄積しておいて、検索したり抽出して表示したり、帳票やCSVファイルなどに出力したりする機能を持ったシステムのことです。
業務に適したデータベースは、業務効率を向上させ、顧客や取引先へのサービス向上にも役立ちます。

しかし、結構多いのが表計算ソフトのMicrosoft Excelを駆使している企業です。
確かにExcelでもデータベースに近い使い方はできるのでそれで済めば問題ないということもいえますが、データベースに比べるとあまり効率的でない場合が大半です。

例えば、月報の作成など集計して表を作成したりグラフを入れて見栄えをよくしたり、Excelでも可能ですが、毎月のこととなると結構手間も時間も掛かります。
仮にそうした毎月行うような処理は、データベースに月報作成機能を用意しておけばボタンをワンクリックするだけで集計して月報の印刷まで一瞬で行うこともできるようにすることが可能です。
スピードは、Excelの場合とは比べ物にならないほど早くなりますし、当然ですが計算ミス等も一切なくなります。

顧客の購買履歴やお問合せなどのやり取りを記録しておけば、過去の情報を参考にして適切な提案や回答が可能になります。
また、データを共有することで、「担当者でなければ分からない」という事態を減らすこともできますので、顧客や取引先へのサービス向上に繋がることは間違いありません。
気になるのは費用だと思いますが、データベースの構築は、業務内容や規模にもよりますが多くの場合100万円以下で相当便利な業務システムが開発できます。
最近多くなってきたホームページとデータベースを連動させるWEBデータベースについても、ホームページの制作と合わせて150万円もあれば十分なレベルのサイトを構築できるのです。
単純に100万や150万円と聞くと結構な額だと思われるかもしれませんが、人件費等のコストと比較すれば、費用対効果はかなり高く、決して無駄な投資にはならないと思います。
電子メールが普及し、情報をデジタルでやり取りする時代にアナログの作業を行ってもメリットはほとんどありません。 どうしてもアナログでやる必要がある部分に人材を集中させ、それ以外はシステムで効率よく処理することが企業の競争力を高めることになるのです。

もし、以下の項目をチェックして、該当する項目があるならデータベースの構築を検討してみる価値はあると思います。

1. データをExcelで管理している。
2. データを紙の書類で管理している。
3. メーラー（Outlook等）に個人情報を含むメールが削除されずに溜まっている。
4. データがいくつにも分散して管理されている。
5. 月報などの作成に電卓やExcelが大活躍で、報告書作成の時間と手間がかかる。
6. 購買履歴が活用できる状態で記録されていない。
7. データ入力の担当者がいて、紙の書類をExcel等に入力しなおしている。
8. 名刺データの管理を各個人が行っている。
9. データのやり取りで頻繁にCSVファイルを利用している。

「WEBデータベース」にするか否か

データベースは、OracleやSQL Server、オープンソースで有名なMySQLやPostgreSQL、その他にもいくつもの選択肢がありますので、どのような場合でもAccessをお薦めするわけではありません。

目的や使い勝手に適したデータベースを選択することが大切で、コストやセキュリティの面など、様々な角度からの検討が必要です。

ところで、最近お問い合わせいただくことが多いのは、「WEBデータベース」のお話です。
ホテルやレストランなどでインターネットからの予約ができるようにしている場合で、予約等をメールで受信しそれを手作業で処理しているといった場合です。
このような場合に、「手作業によらず直接データベースにデータが入れられないのか？」と考えるのは当然であり、そのために「WEBでデータベースを利用したい」という発想になるわけです。

しかし、本当に「WEBデータベース」にする必要があるのかは検討しなくてはなりません。

特に扱うデータが個人情報等を含む場合は、セキュリティの面でもリスクが高くなることを認識する必要かあります。

最近のレンタルサーバーでは、MySQLやPostgreSQLが無料または少しのオプション料金で利用できることが多く、WEBデータベースも以前よりは身近になりましたが、WEBサーバーと同じマシンにデータベースがあるということは、万全のセキュリティとは言いがたい面もあるからです。

どのような場合に「WEBデータベース」にする必要があるかですが、単にWEBサイトの予約フォーム等から入力された情報をデータベースに取り込みたいだけならば「WEBデータベース」にする必要はないでしょう。

それに対して、WEBサイトからアカウントやパスワードを入力してもらい、データベースに登録してある情報を閲覧や更新できるようにしたりする処理が必要な場合は、「WEBデータベース」が必要になります。

「WEBデータベース」にしない場合でも、BitplusPROというソフトウェアを利用すればローカルのパソコンにあるデータベースに直接データを取り込むことが出来ますので手作業で処理する場合より格段に効率が良くなります。

つまり、簡単に言えばデータベースにWEBサイトからの情報を入力するだけなら「ローカルデータベース」、入力だけでなく閲覧や更新がどうしても必要なら「WEBデータベース」ということになります。

入力だけでなく閲覧や更新が出来たほうが便利なのは言うまでもありませんが、そのためにセキュリティの面でリスクが高くなることを鑑みて総合的に判断することが必要になるのです。